電子文書にはタイムスタンプを～簡単タイムスタンプツール

紙から電子媒体に変化してきた契約文書

少し前までは請求書は紙で郵送で無くてはならないという会社がほとんどでしたが、ここに来てPDFでメール添付でも可という企業が増えてきました。発行する側はもちろん、受け取る方も紙による請求書は手間がかかります。郵便物が社内を回って送られてきて、開封して経理に回すという手間がかかるし、時には机の上に置かれていたのに気づかず、締めに間に合わなかったりした経験をお持ちの方も少なくないのではないでしょうか。

同様にNDAや契約書ですら、電子媒体で行うケースが増えつつあります。

契約書を印刷して製本して割印、そしてファイリングスペースもかかるということを考えると、時間と場所の節約のために電子化されることは当然の流れと言えるでしょう。

この時に問題になるのが、締結した日時です。いくらでも複製が可能な電子媒体ですと、記載されている日時が必ずしも当てになるものとはいえないからです。

タイムスタンプツールを活用しよう

そこで文書の作成日時を公的に証明してくれる方法が有効になります。文書に付された公的な時刻はタイムスタンプと呼ばれ、タイムスタンプを付すにはいくつかのソフト、サービスがあります。これらのソフトやサービスを利用することで、その文書がいつ作成されたものなのかを世界標準で証明可能になります。

日本で利用できる代表的なタイムスタンプソフトとツールを1つずつご紹介します。

• セイコータイムスタンプサービス『かんたんタイムスタンプ』

セイコーソリューションズ社が提供する無料のタイムスタンプサービスです。事前に会員登録するだけでウェブ上で文書を指定すると、タイムスタンプを押してくれるサービスです。IE＋java環境で動作します。

• Foxit PhantomPDF 7.3（有料ソフト）

このPDF作成ツールは、電子文書をはじめ画像や音声など、あらゆる電子データに対して、アマノタイミングセンターにて信頼のおける日時を付与し、改ざん検知を可能とする一般財団法人日本データ通信協会認定のサービスである、アマノタイムスタンプサービス 3161と連携し、簡単にPDFにタイムスタンプを付すことができます。１ヶ月１０個までは無償でタイムスタンプを押すことができます。

重要な文書にはタイムスタンプを押して、電子文書の弱点を回避する習慣をつけましょう。